ZO.08/10/2023 Wdrożenie platformy do e-doręczeń


Nazwa zamawiającego:

Sieć Badawcza Łukasiewicz

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa                                                                                                                            Warszawa, 31.10.2023 r.

 

 

Zapytanie ofertowe nr 08/10/2023

Wdrożenie  platformy do e-doręczeń zgodnej z  aktami prawnymi opublikowanymi w witrynie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/akty-prawne

CPV:         48000000-8

 

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp

 

  1. ZAMAWIAJĄCY

Sieć Badawcza Łukasiewicz-

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa  www.piap.pl

 

  1. II.                   OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Specyfikacja funkcjonalna Platformy do obsługi e-doręczeń zgodnej z:

Dostarczone rozwiązanie musi być zintegrowane z systemem e-doręczeń i zapewnić obieg dokumentów dostarczonych przez ten system. System musi być w pełni zgodny z aktami prawnymi opublikowanymi w witrynie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/akty-prawne

 

Obszary biznesowe (funkcjonalne), które będzie można zaimplementować w przyszłości w tym oprogramowaniu:

  • prowadzenie postępowań zakupowych (aukcje elektroniczne, zapytania eRFX, baza wykonawców/baza kwalifikowanych wykonawców, ocena i kwalifikacja wykonawców),
  • raportowanie,
  • umowy w tym zarządzanie umowami ramowymi,
  • Zarządzanie projektami i budżetowanie,
  • EOD - Elektroniczny obieg dokumentów, w tym obieg dokumentów zakupowych,
  • WSK,
  • Integracja z systemem Simple ERP.

 

Zamawiający wymaga aby System wykorzystywał najnowsze technologie umożliwiające dalszy rozwój w przyszłości.

Zamawiający wymaga aby system umożliwiał instalację na serwerach Wykonawcy jako odrębnie wydzielona wersja systemu i bazy danych dedykowana dla Zamawiającego. Zamawiający wymaga aby system umożliwiał również instalację na serwerach Zamawiającego.

Wykonawca przeprowadzi szkolenie w formie on-line - minimum 3 terminy dla pracowników Zamawiającego bez limitu uczestników.

Przeprowadzenie 10 dni szkoleniowych online dla głównych użytkowników systemu

 

 

Wymagania wydajnościowe i ilościowe

System realizować będzie opisane w specyfikacji funkcje biznesowe dla Zamawiającego. Jednocześnie z systemu korzystać będzie wielu użytkowników, pracujących w dodatkowych modułach aplikacyjnych.

  1.  

System umożliwia:

  1.  
  2.  
  1. Obsługę co najmniej 150 aktywnych użytkowników
 
  1. Obsługę jednoczesnej pracy 50 użytkowników

Integracja z systemami zewnętrznymi

System umożliwia integrację dwukierunkową z szyną danych w trybie online za pomocą WebService w zakresie:

  1.  

System musi umożliwiać podłączenie do zewnętrznego serwera pocztowego w celu zapewnienia automatycznej obsługi wysyłania powiadomień e-mail przez system do użytkowników Zamawiającego i użytkowników dostawców.

Ogólne

  1.  

System musi zapewniać niezależną numerację każdego rodzaju dokumentu. Sposób numeracji będzie podany przez zamawiającego w trybie roboczym. Wymaganie dotyczy, planów, zamówień, wniosków zakupowych, wniosków przetargowych, postępowań, umów, dostawców.

  1.  

System musi umożliwiać szybkie odszukiwanie, przeglądanie, drukowanie i eksportowanie danych.

  1.  

System musi być podzielony na część wewnętrzną niedostępną dla oferentów i część zewnętrzną (obsługa postępowań).

  1.  

System musi umożliwiać definiowanie własnych słowników (list wartości), przy spełnionym założeniu, że czynności definiowania słowników będzie mógł wykonywać tylko użytkownik o odpowiednio szerokich uprawnieniach (Administrator systemu)

  1.  

System musi umożliwiać dowolne budowanie ról za pomocą interface www gdzie każda opcja w systemie może być przydzielana lub zabrana roli. Jeden użytkownik może posiadać kilka ról.

  1.  

System musi umożliwiać pracę w zastępstwie wraz z obsługą eskalacji zajęcia się sprawą z możliwym wykonaniem przez przełożonego.

  1.  

System musi zapewnić dostęp dla użytkowników końcowych bez konieczności instalacji dodatkowych komponentów na stacji roboczej. Wymagany jest dostęp za pomocą dowolnej przeglądarki WWW.

  1.  

System musi posiadać Interfejs Użytkownika w języku polskim i angielskim

  1.  

System na wszystkich podstronach (Zamawiającego i Wykonawcy) musi być dostosowany do wizualizacji graficznej Zamawiającego

  1.  

System musi wspierać i obsługuje dane w międzynarodowych formatach np. UTF-8

  1.  

System musi przechowywać dane cyfrowe w dowolnym formacie edytowalne (tekstowe) i nieedytowalne (skany) możliwe do odczytania dla zamawiającego. Najczęstsze formaty to: xls, xlsx, csv, html, word, txt, cad, pdf, xml

  1.  

System musi obsługiwać eksport wybranych danych zarejestrowanych w bazie danych systemu (w konfigurowalnym formacie) do plików tekstowych (dane alfanumeryczne) zlokalizowanych na lokalnym komputerze użytkownika.

  1.  

System musi obsługiwać import danych z poziomu użytkownika systemu. Importowane dane edytowalne/nieedytowalne.

  1.  

System musi umożliwiać jego instalację na środowisku wirtualnym wydzielonym/wskazanym przez Zamawiającego.

  1.  

Komunikacja z systemem powinna być realizowana za pomocą szyfrowanych protokołów i środowisk wymiany danych: ssl, https, sftp, vpn, soap

  1.  

System musi spełniać standardy zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO): zarządzanie hasłami, rejestracja wszelkich zmian dokonywanych przez użytkowników etc.

  1.  

System musi być skalowalny.

 

.

 

 

  1. III.  TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:  wdrożenie do 10 grudnia 2023, usługa świadczona przez 12 miesięcy od daty wdrożenia

 

  1. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

 Oferta powinna być:

-  opatrzona pieczątką firmową,

-  posiadać datę sporządzenia,

-  zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

-  podpisana elektronicznie  przez wykonawcę.

 

 

  1. V.  MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
    1. 1.        Oferta powinna być dostarczona mailem na adres: kzp@piap.pl oraz piotr.ryszawa@piap.lukasiewicz.gov.pl do dnia 08 listopada 2023  godz. 10:00.
    2. 2.        O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.
      1. 3.        Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
      2. 4.        Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
      3. 5.        W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
        1. 6.        Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.piap.lukasiewicz.gov.pl

 

  1. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

K1 – Cena   100%

 

Zaoferowana cena brutto ogółem musi uwzględniać wszystkie wymagania opisane przez zamawiającego.

 

Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów w kryterium Cena.

 

  1. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem www.piap.lukasiewicz.gov.pl  oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty w celu uzyskania korzystniejszych warunków.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

 

  1. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Jacek Frontczak  pod adresem email:

Piotr.ryszawa@piap.lukasiewicz.gov.pl ;

informacji formalnych udziela Joanna Gorzelniak-Owsiak, email: joanna.gorzelniak-owsiak@piap.lukasiewicz.gov.pl

 

 

  1. ZAŁĄCZNIKI

Wzór formularza ofertowego

Wzór umowy

Typ pliku Nazwa pliku Opis pliku Osoba zamieszczająca Data umieszczenia
application/pdf wybor.pdf Informacja o wyborze Joanna Gorzelniak-Owsiak 13.11.2023 09:48
application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document Zestawienie_ofert.docx Zestawienie ofert Joanna Gorzelniak-Owsiak 08.11.2023 13:54
application/pdf zapytanie_ofertowe.pdf Zapytanie ofertowe Joanna Gorzelniak-Owsiak 07.11.2023 13:38
application/msword oferta.doc Formularz ofertowy Joanna Gorzelniak-Owsiak 31.10.2023 13:02
application/pdf Zal1SpecyfikacjaFunkcjonalnaPlatformy.pdf Załącznik do umowy- specyfikacja funkcjonalna Joanna Gorzelniak-Owsiak 31.10.2023 13:03
application/pdf Wzor_umowy.pdf Wzór umowy Joanna Gorzelniak-Owsiak 07.11.2023 14:05

Rejestr zmian

Podgląd Osoba modyfikująca Utworzono Status Akcja Komentarz
Joanna Gorzelniak-Owsiak 13.11.2023 09:48 Opublikowano Dodano plik: "Informacja o wyborze".
Joanna Gorzelniak-Owsiak 08.11.2023 13:53 Zarchiwizowano Dodano plik: "Zestawienie ofert".
Joanna Gorzelniak-Owsiak 07.11.2023 14:04 Zarchiwizowano Usunięto plik: "Wzór umowy". Dodano plik: "Wzór umowy".
Joanna Gorzelniak-Owsiak 07.11.2023 13:38 Zarchiwizowano Usunięto plik: "Zapytanie ofertowe". Dodano plik: "Zapytanie ofertowe".
Joanna Gorzelniak-Owsiak 07.11.2023 13:36 Zarchiwizowano Zmieniono treść.
Joanna Gorzelniak-Owsiak 31.10.2023 13:05 Zarchiwizowano Zmieniono tytuł. Zmieniono treść.
Joanna Gorzelniak-Owsiak 31.10.2023 12:59 Zarchiwizowano Utworzono zamówienie

31.10.2023 13:03 Joanna Gorzelniak-Owsiak

13.11.2023 09:49 Joanna Gorzelniak-Owsiak